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La Collection Menil : Assistante Événements Spéciaux

Département : Avancement

Relève de : Gestionnaire des événements spéciaux

Responsabilités générales

L'assistant des événements spéciaux fournit un soutien administratif à l'équipe des événements spéciaux dans la planification et la mise en œuvre d'événements liés aux expositions spéciales, aux initiatives du département de l'avancement, aux adhésions, au programme de partenaires d'entreprise et à d'autres événements extérieurs au fur et à mesure qu'ils surviennent.

Fonctions particulières

1. Travaillez avec les membres du service d'avancement pour créer des listes d'invitation.

2. Utilisez la base de données Raiser's Edge pour suivre les RSVP des événements et générer des listes de RSVP.

3. Coordonner la préparation et l'envoi des invitations et des lettres en version papier et électronique.

4. Répondre aux demandes par téléphone et par courriel des membres et du public.

5. Aider à trouver, acheter et ramasser des fournitures à utiliser lors des événements spéciaux de Menil Collection.

6. Fournir un soutien sur place lors des événements pour assurer le bon déroulement des événements.

7. Aider à l'enregistrement lors d'événements VIP.

8. Tenir à jour les fichiers d'événements et les enregistrements post-événement.

9. Coordonner les réunions, y compris la préparation et le suivi rapide.

10. Créer et tenir à jour la liste des événements internes du musée pour diffusion dans tous les départements.

11. Préparer des rapports de dépenses pour l'équipe des événements spéciaux.

12. Fournir un soutien de secours lorsque les superviseurs sont absents du bureau.

Compétences

1. Baccalauréat requis; au moins deux ans d'expérience de travail dans des événements spéciaux de préférence.

2. Maîtrise des applications Microsoft Office requise ; expérience de travail avec Raiser's Edge ou un autre logiciel de base de données, hautement souhaitée.

3. Professionnalisme, souci du détail, solides compétences en organisation, planification et gestion du temps.

4. Doit être un joueur d'équipe qui peut travailler en coopération avec les autres, mais est également capable de travailler de manière autonome et motivé.

5. Capacité à respecter les échéances et à donner suite rapidement aux demandes.

6. Capacité à travailler avec succès dans un environnement au rythme rapide tout en gérant plusieurs tâches simultanément.

7. Doit avoir une apparence et un comportement professionnels, avec une étiquette téléphonique et des compétences sociales impeccables.

8. Doit être disponible pour assister à des événements de fin de semaine et de soirée, au besoin.

Comment faire une application

Pour un examen immédiat, veuillez envoyer votre CV et votre lettre de motivation à hr@menil.org

Vous avez également la possibilité de transmettre votre dossier de candidature par courrier postal à : Département des ressources humaines, The Menil Collection 1511 Branard Street Houston, Texas 77006

La collection Menil est un employeur offrant l'égalité des chances et recherche la diversité de ses effectifs. Le Menil s'engage à attirer, retenir, développer et promouvoir les employés les plus qualifiés sans égard à la race, la couleur, la religion, le sexe, l'âge, l'origine nationale, le statut d'invalidité, la génétique, le statut d'ancien combattant protégé, l'orientation sexuelle, l'identité ou l'expression de genre, ou toute autre caractéristique protégée par les lois fédérales, étatiques ou locales.

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