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La Collection Menil : Assistante du Directeur et Liaison pour les Affaires Intérieures

Département : Bureau du directeur

Relève de : Directeur de la Collection Menil

Statut: à temps plein; exempt d'heures supplémentaires

Responsabilités générales

L'assistant du directeur et de la liaison pour les affaires internes (LIA) est responsable du soutien administratif au directeur et de la coordination efficace des activités du personnel et des programmes du directeur. La personne qui occupe ce poste planifie et coordonne stratégiquement la communication interne entre le directeur et les départements représentés par l'équipe de direction du musée. L'assistant du directeur (LIA) est chargé de représenter positivement le directeur, de gérer les détails de nature hautement confidentielle et critique, et de fonctionner de manière proactive, efficace et indépendante dans un environnement en évolution rapide.

Fonctions particulières

1. Planifier stratégiquement les réunions et les engagements internes du personnel du directeur.

2. Identifier les problèmes à résoudre immédiatement et à long terme.

3. Aider et surveiller la communication interne entre le directeur et ses rapports.

4. Travailler en étroite collaboration avec le personnel au nom du directeur pour organiser des réunions de planification internes, coordonner des projets et assumer la responsabilité de projets spécifiques.

5. Examiner la correspondance quotidienne liée aux affaires internes; donner la priorité à la correspondance pour l'examen et l'attention du directeur ; assurer un suivi au besoin.

6. S'assurer que les fichiers physiques et numériques du bureau du directeur sont bien organisés, maintenus et à jour ; effectuer une intervention de classement régulière au bureau du directeur.

7. Accueillir et recevoir les invités; coordonner des événements spéciaux, y compris des cafés, des déjeuners, des dîners et des événements du personnel à la demande du directeur.

8. Préparer le budget du bureau du directeur; remplir des notes de frais et coder les factures.

9. Coordonner les préparatifs de voyage nationaux et internationaux pour le directeur.

Compétences

1. Baccalauréat requis.

2. Au moins trois ans d'expérience en tant qu'adjoint administratif/adjoint à un cadre supérieur dans un organisme à but non lucratif, avec un organisme lié aux arts un atout.

3. Capacité exceptionnelle de diplomatie, de discernement et de discrétion.

4. Proactif. Capacité exceptionnelle à effectuer plusieurs tâches et à hiérarchiser les tâches.

5. Capacité exceptionnelle à penser stratégiquement et à identifier les besoins et les opportunités.

6. Excellente communication verbale et écrite.

7. Compétences interpersonnelles exceptionnelles, équilibre, discrétion et confiance en soi.

8. Capacité à travailler avec un minimum de supervision dans un environnement au rythme rapide.

9. Professionnel, courtois et accessible dans toutes les interactions avec tous les constituants.

10. Solides compétences en organisation, planification, gestion, suivi et rédaction.

11. Excellente attention aux détails.

12. Fort sens des responsabilités et de l'engagement.

13. La flexibilité.

Comment faire une application

Pour un examen immédiat, veuillez envoyer votre CV et votre lettre de motivation à hr@menil.org

Vous avez également la possibilité de transmettre votre dossier de candidature par courrier postal à : Département des ressources humaines, The Menil Collection 1511 Branard Street Houston, Texas 77006

La collection Menil est un employeur offrant l'égalité des chances et recherche la diversité de ses effectifs. Le Menil s'engage à attirer, retenir, développer et promouvoir les employés les plus qualifiés sans égard à la race, la couleur, la religion, le sexe, l'âge, l'origine nationale, le statut d'invalidité, la génétique, le statut d'ancien combattant protégé, l'orientation sexuelle, l'identité ou l'expression de genre, ou toute autre caractéristique protégée par les lois fédérales, étatiques ou locales.

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